মাইক্রোসফট ওয়ার্ড টিপস, এমএস ওয়ার্ড ট্রিক্স - MS Word

মাইক্রোসফট ওয়ার্ড (Microsoft Word) ডকুমেন্ট প্রোসেসিং এর জন্য একটি দুর্দান্ত আপ্লিকেশন। Microsoft corporation এটি ১৯৮৩ সালে ২৫ শে অক্টবর প্রথম রিলিজ করেন। এই পোষ্টে মাইক্রোসফট ওয়ার্ড নিয়ে কিছু টিপস শেয়ার করা হল। একটি কথা সর্বপ্রথম বলতে চাই সেটি হল- আমরা কম্পিউটারে এমএস ওয়ার্ডের (MS Word) যে সফটওয়্যার ব্যবহার করি তা আমেরিকার ব্যাকরণ অনুযায়ী। সেজন্য অনেক সময় আমাদের কিছু বানান ভুল থাকতে পারে। সে সব বিষয়ে সতর্ক থাকতে হবে। [Excel এর অত্যন্ত খুব দরকারি ১০ টি মেথড ]

বানানগত ভুল যেভাবে বুঝবেন

এমএস ওয়ার্ডে (Microsoft Word) এ অনেক সময় দেখা যায় শব্দের বা লাইনের নিচে লাল লাল দাগ দেখা যায়। এই লাল দাগটির একটি বিশেষ অর্থ রয়েছে। সেটি হলো- বানানগত ভুল (Spelling error)।

ব্যকরণ ভুল সমাধান-

শব্দ বা বাক্যের মধ্যে মাঝে মাঝে সবুজ দাগ দেখা যায়, এরকম সবুজ দাগ থাকলে বুঝতে হবে লাইনটির মধ্যে ব্যাকরণ জনিত ভুল আছে। বানান ভুল ও ব্যাকরণ জনিত সমস্যা সমাধানের জন্য নিচের পদ্ধতি অবলম্বন করবো।

বানান ভুল ও ব্যকরণ গতভুলের সমস্যার সমাধান-

যে শব্দ বা লাইনের নিচে লাল বা সবুজ দাগ আছে সে দাগের উপর গিয়ে মাউসের ডান পাশের বাটনটিতে ক্লিক করলে একটি চার্ট আসবে। উক্ত চার্টে ঐ শব্দটির কিছু সঠিক শব্দ (Similar Word) দেখা যাবে (সঠিক শব্দটি নির্বাচন করুন) অন্যভাবে করতে হলে F7প্রেস করুন। তাহলে Spelling and Grammar English (us-) নামে একটি ডায়ালগ বক্স আসবে। এখানে Not in dictionary বক্সে যে শব্দটি বা লাইনটি ভুল তা লাল বা সবুজ হয়ে থাকবে এবং নিচের Suggestion বক্সে শুদ্ধ শব্দটি বা লাইনটি দেয়া থাকবে। এবার পরিবর্তন করতে চাইলে Change এ ক্লিক করুন (একটি শব্দ বা এক লাইনের ক্ষেত্রে) অথবা Change all এ ক্লিক করুন (ডকুমেন্টের সব শব্দ বা লাইনের ক্ষেত্রে)। যদি পরিবর্তন করতে না চান তবে Ignore all এ ক্লিক করুন। সবকিছু করার পর close বাটনে ক্লিক করুন।

বারবার কপি পেস্ট থেকে মুক্তি

কম্পিউটারের সাথে টাইপ মেশিন বা হাতে লেখার পার্থক্য এখানেই। কম্পিউটারে একই রকম কোন লেখা বার বার লিখতে হলে সেই লেখাটি Copyকরে Past করা হয় কিন্তু অনেক সময় বিভিন্ন লেখা বিভিন্ন স্থানে বার বার লেখার ক্ষেত্রে Copy করে Paste করা ঝামেলার ব্যাপার। তবে Macro দ্বারা এ ঝামেলা থেকে মুক্ত পাওয়া যায় অর্থাৎ বার বার Copy করে Paste করার চেয়ে Macro (ম্যাক্রো) তৈরি করে তা ব্যবহার করলেই সবচেয়ে বেশি সুবিধা হয়।  

এটিও পড়ুন - কমপিউটার কি-বোর্ডের ১০০টি শর্টকাট ব্যবহার - All PC Shortcut Keys

Macro তৈরি করার পদ্ধতি

Macro তৈরি করতে হলে প্রথমে Tools (Views মেনু থেকে Windows 7 এর ক্ষেত্রে ) মেনুর সাবমেনু Macro এর Record New Macro ক্লিক করার সাথে সাথে Record Macro নামে ডায়ালগ বক্স আসবে। এই ডায়ালগ বক্সের Macro Name বক্সে নাম লিখতে হবে। এরপর Assing macro to বক্সে ক্লিক করার Coustomize Keyboard নামে আরেকটি ডায়ালগ বক্স আসবে। উক্ত ডায়ালগ বক্সের Press new shortcut key বক্সেShortcut key (Ctrl+I বা অন্য কোন কী) টাইপ করে ok ক্লিক করুন। এখন খালি পৃষ্ঠায় বা কারসর যেখানে আছে সেখান থেকে লেখা শুরু করতে হবে। লেখা শেষ হলে Tools মেনুর (Views মেনু থেকে Windows 7 এর ক্ষেত্রে ) সাবমেনু Macro এর Stop Recording এ ক্লিক করলে Macro তৈরির কাজ সমাপ্ত হবে। আর তৈরিকৃত Macro ব্যবহার করতে চাইলে যথাস্থানে সেই Shortcut key (Ctrl+I বা অন্য কোন কী) চাপুন অথবা Tools মেনুর (Views মেনু থেকে Windows 7 এর ক্ষেত্রে ) সাবমেনু এর Macro এ বা Alt+ F8 ক্লিক করার সাথে সাথে Macro এর ডায়ালগ বক্স আসবে। উক্ত ডায়ালগ বক্সের Record macro টি যুক্ত হবে।

টেবিল বা ছক তৈরি

নতুন করে ছক তৈরি করার জন্য বা তৈরিকৃত ছকের আশেপাশে আরো ছক যুক্ত করার জন্য Table মেনুর সাবমেনু Insert ( Insert মেনু থেকে Windows 7 এর ক্ষেত্রে ) এ গিয়ে Table এ ক্লিক করুন। তাহলে Insert Table নামে একটি ডায়ালগ বক্স আসবে। এই ডায়ালগ বক্সের Table size থেকে Number of column এ মোট কতটি কলাম এবং Number of rows এ মোট কতটি রো হবে তা লিখে দিতে হবে। এবং ok তে ক্লিক করুন।

টেবিলে রো ও কলাম যুক্ত

টেবিলে নতুন কলাম ও রো যুক্ত করতে Table (Design মেনু থেকে Windows 7 এর ক্ষেত্রে) যেতে হবে । এই মেনুর সাবমেনু Insert এ গিয়ে Columns to the left ( বামে কলাম যুক্ত করার জন্ য), Columns to the Right (ডামে কলাম যুক্ত করার জন্য), Rows above (উপরে রো যুক্ত করার জন্য), Rows Below (নিচে রো যুক্ত করার জন্য) এ ক্লিক করুন।
টেবিল / কলাম / রো ডিলিট 

টেবিলের মধ্যে কোন কিছু মুছার ব্যাপারটা একটু ভিন্ন। ছকের ভেতরের কোন কিছু বা সম্পূর্ণ ছক সিলেক্ট করে Delete কী প্রেস করলে শুধুমাত্র লেখা মুছে যাবে কিন্তু ছক মুছবে না। ছকের কোন কলাম, রো ইত্যাদি মুছতে হলে যেতে হবে Table মেনুর সাবমেনু Delete এ। এবার আরেকটি মেনু আসবে। এখান থেকেTable Columns Rows Cells ইত্যাদির যেকোন একটি মুছতে চাইলে তাতে ক্লিক করা মাত্রই তা মুছে যাবে।

ছক সিলেক্ট করাও একটু অন্যরকম। ছকের বামে একেবারে উপরের দিকে ছোট বক্সের মধ্যে একটি যোগ চিহ্ন থাকে। এই চিহ্নতে ক্লিক করলে সম্পূর্ণ ছক সিলেক্ট হবে। আর যদি আলাদা আলাদাভাবে সিলেক্ট করতে চান তবে তা মাউস দ্বারা বা Table মেনুর সাবমেনু Seclet এ গিয়ে Table Columns Rows ইত্যাদির যেকোন একটিতে ক্লিক করুন। তাহলেই তা সিলেক্ট হবে।

সেল জোরা লাগানো (Merge cells)

ছকের মধ্যে অনেকগুলো Columns এবং Rows থাকে। অনেক সময় কাজের জন্য ছকের দুই বা দুইয়ের অধিক Columnsএবং Rows কে একটিতে পরিণত করতে হয়। তখন যতটি Columns এবং Rows কে একটিতে পরিণত করতে চান তা সিলেক্ট করতে হবে। সিলেক্ট করার পর Table মেনুর সাবমেনু Merge cells এ ক্লিক করলে ছকের মধ্যে যে দাগগুলো ছিল তা মুছে যাবে এবং তা একটি বক্সে পরিণত হবে।

সেলকে ভাগ করা ( Split cells)

আবার অনেকসময় একটি Columnsবা Rows কে অনেকগুলো Columns বা Rows তে পরিণত করতে হলে প্রথমে সেই Columns বা Rows টি সিলেক্ট করুন। সিলেক্ট করে Table মেনুর সাবমেনু Split cells এ ক্লিক করলে Split cells নামে একটি ডায়ালগ বক্স আসবে। এই ডায়ালগ বক্সের Number of column এ কতটি কলাম এবং Number of rows এ কতটি রো হবে তা লিখে দিয়েok তে ক্লিক করুন।

টেবিল ভাগ করা Split Table

অনেক সময় আবার কোন একটি ছককে দুইভাগে ভাগ করতে হয়। তখন ছকের যেই স্থানে ভাগ করবেন সেই স্থানে কারসর রেখে Table মেনুতে গিয়ে Split Table এ ক্লিক করলে ছকটি দুইভাগে বিভক্ত হয়ে যাবে।

Table Auto format

ছককে অনেকভাবে সুন্দর করে সাজানোর জন্য রয়েছে Table মেনুর সাবমেনু Table Auto format . এতে ক্লিক করলে Table Auto format নামে একটি ডায়ালগ বক্স আসবে। এই ডায়ালগ বক্সের Category থেকে যেকোন একটিতে ক্লিক করার পর Table stylesএ অনেকগুলো ছকের নামসহ Preview তে নমুনা প্রদর্শিত হবে। এবার এখান থেকে যেকোন একটি ছক বেছে নিয়ে Apply special Formats to থেকে সবগুলো বা আলাদা আলাদাভাবে কয়েকটিতে ক্লিক করতে পারেন। এবার ok তে ক্লিক করুন।

যদি নিজে নতুন কোন ছক তৈরি করতে চান তবে New ক্লিক করুন। এবার আরো সুন্দর করে নিজে তৈরি করুন নিজের পছন্দমত সবচেয়ে সুন্দর ছকটি। আর যদি কোন ছক পছন্দ না হয় তবে সেই নামটি সিলেক্ট করে Delete ক্লিক করুন। আর Modifyএ ক্লিক করে তৈরিকৃত ছকও পরিবর্তন করতে পারবেন।

সবকিছু করার পর Applyএ ক্লিক করলে Insert Table নামে আগের সেই ডায়ালগ বক্সটি আসবে। পূর্বের মতই সবকিছুতে ক্লিক করার পর okতে ক্লিক করুন।

লেখা থেকে টেবিল/ টেবিল থেকে লেখা তে পরিবর্তন  Convert (Text to table & table to tex)

পৃষ্ঠায় কিছু লেখার পর সেই লেখার চারদিকে যদি দাগ দেওয়ার ইচ্ছা থাকে অর্থাৎ ছকের ভেতর যদি লেখাগুলো স্থাপন করতে হয় তবে table মেনুর সাবমেনু Convert এ গিয়ে Text to table এ ক্লিক করুন। তাহলে Convert Text to table নামে একটি কমান্ড বক্স আসবে। উক্ত কমান্ড বক্সের Number of Column থেকে কয়টি Column হবে তা লিখে দিন এবং Number of Rows থেকে কয়টি Rowsহবে তা লিখে অন্যান্য সব কিছু করে ok তে ক্লিক করুন। আর সঙ্গে সঙ্গে লেখাটিও ছকের মধ্যে ঢুকে যাবে।

আবার লেখাকে যদি ছকমুক্ত করতে চান তবে সেই ছকগুলো সিলেক্ট করুন। এরপর table মেনুর সাবমেনু Convert এ গিয়ে table to text এ ক্লিক করুন। তাহলে Convert table to text নামে একটি কমান্ড বক্স আসবে। উক্ত কমান্ড বক্সের Separate text with থেকে প্রয়োজন অনুযায়ী যেকোন একটিতে ক্লিক করে ok তে ক্লিক করুন। তবেই লেখাটি ছকমুক্ত হবে।

তথ্য সাজানো ( Sort)

ছকের মধ্যে অনেকসময় তথ্যগুলো অগোছালো থাকে। এসব তথ্য অক্ষর, নম্বর বা তারিখ অনুযায়ী সাজিয়ে রাখতে হয়ে প্রথমে তথ্যগুলো সিলেক্ট করে Table মেনুর সাবমেনু Sort এ ক্লিক করলে নামে একটি কমান্ড বক্স আসবে। উক্ত কমান্ড বক্সের Type থেকে অক্ষর, নম্বর বা তারিখ যা হবে তাতে ক্লিক করে ok তে ক্লিক করুন। তাহলেই সবকিছু ক্রমান্বয়ে সজ্জিত হয়ে যাবে।

সুত্র ( Formula)

ছকের ভেতর অনেক হিসাব-নিকাশ করা যায়। সব সংখ্যা লেখার পর ছকের শেষ ঘরে কারসর রাখুন। এবার Type মেনুর সাবমেনু Formula ক্লিক করুন। তাহলে Formula নামে একটি ডায়ালগ বক্স আসবে। এই ডায়ালগ বক্সের Formula বক্সে লিখে দিন যা করতে হবে অথবা Past Function থেকে বেছে নিন এবং Number Format থেকে যেকোন একটি স্টাইল বেছে নিন। এবার ok তে ক্লিক করুন।

Arrange all (ইচ্ছে মতো ফাইলে কাজ করা)

MS Word এ অনেক সময় একই সাথে অনেকগুলো File খোলা রাখতে হয় কিন্তু সবগুলো File একই সাথে দেখা সম্ভব নয়। কারণ মনিটরের পর্দা বেশি বড় নয়। তবে শুধু দু’টি File একই সাথে মনিটরের পর্দায় এনে কাজ করলে কাজের এবং দেখার উভয় ক্ষেত্রেই সুবিধা হয়। এবার কাজ করবেন এমন দু’টি File open করুন। এখন Windows মেনুর সাবমেনু Arrange All ক্লিক করলে দেখা যাবে মনিটরের পর্দা সমান দুই ভাগে বিভক্ত হয়েছে। এবার File দু’টির যেকোন একটি Document মাউস দিয়ে ক্লিক করে কাজ করতে পারেন।

Split (ডকুমেন্ট কে ভেঙ্গে দেখা)

অনেক সময় Document এর উপরের অংশ দেখে নিচের অংশে কাজ করতে হয় বা নিচের অংশ দেখে উপরের অংশে কাজ করতে হয়। সেজন্য Scroll bar ব্যবহার করে একবার উপরে এবং একবার নিচে এভাবে বার বার উঠানামা করতে হয়। যদি উঠানামা না করে উপরের বা নিচের অংশ Windows অর্ধেক অর্ধেক করে দেখতে চান তাহলে Windows মেনুর সাবমেনু Split এ ক্লিক করুন। সাথে সাথে পৃষ্ঠার উপর একটি লম্বা দাগ আসবে। এবার মাউস দিয়ে যে স্থানে ভাগ করতে চান সেখানে বা পৃষ্ঠার মাঝামাঝি স্থানে ক্লিক করুন। তাহলেই পৃষ্ঠাটি দুই ভাগ হয়ে যাবে এবং সুবিধামত কাজ করা যাবে। আবার যদি কাজ শেষ হয়ে যায় তবে পূর্বের অবস্থায় ফিরে আসার জন্য Windowsমেনুর সাবমেনু Remove split এ ক্লিক করুন। এখন দেখা যাবে যে দাগটি পৃষ্ঠাকে দুই ভাগ করেছিল সে দাগটি অদৃশ্য হয়ে গেছে।